Afaceri

Cum să îți organizezi documentele la birou. Sfaturi despre organizarea eficientă și corectă!

Cum să îți organizezi documentele la birou. Sfaturi despre organizarea eficientă și corectă!

Cu toții ne confruntăm la un moment dat cu haos pe birou din cauza multiplelor documente, contracte, acte adiționale care se strâng și cărora nu le găsim locul potrivit. Dacă mai ești și o persoană dezorganizată, atunci cu atât mai greu îți va fi să găsești o foaie care îți trebuie într-un maldăr de documente nearanjate. Acest lucru îți poate răpi mult timp, timp în care ai fi putut să rezolvi alte treburi la birou. Ar trebui să îți organizezi documentele la birou, dar cum?

Ca să fii eficient în munca pe care o desfășori, ai nevoie de o organizare riguroasă. Iar în ceea ce privește documentele, care sunt atât de importante, trebuie să acorzi o atenție deosebită procesului de aranjare a acestora pe compartimente.

Cum să îți organizezi documentele la birou.

În acest sens, există câteva modalități ca să-ți organizezi documentele astfel încât să îți fie ușor să găsești ceea ce îți trebuie:

1) Bibiliorafurile

Acestea sunt cele mai comune și practice variante de organizare a documentelor. Poți face bibliorafturi separate în funcție de tematica documentelor și, un aspect iarăși foarte important, este aranjarea lor în ordine alfabetică, pentru a le putea găsi ușor pe cele dorite. În acest fel, vei ști exact ce cauți și, mai ales, unde.

2) Stocarea online

Dacă organizarea tradițională ți se pare depășită sau crezi că există vreun pericol ca documentele importante să se piardă, te poți asigura că ai făcută o dublură stocată în laptop-ul tău.

Astăzi, majoritatea firmelor preferă să aibă toate documentele scanate și păstrate în arhiva online, deoarece este o variantă mult mai sigură decât cea tradițională și, cum lumea folosește mail-ul permanent, este la îndemână să trimiți un scan pe mail decât un document prin curier. În acest fel economisești și timp și energie.

Ai grijă, însă, deoarece și arhivele online se pot pierde, dacă laptopul sau serverul se strică, astfel că, este bine să îți păstrezi și documentele în forma lor fizică, dar și în formă scanată.Cum să îți organizezi documentele la birou.

3) Hard disk-ul extern

Dacă ai foarte multe documente stocate digital care îți ocupă memoria laptopului, o variantă sigură este mutarea acestora pe un hard disk extern. Majoritatea oamenilor preferă să își mute lucrurile pe hard disk-ul extern, deoarece memoria plină îngreunează foarte tare buna funcționare a PC-ului, mai ales dacă sunt lucruri pe care nu le folosești în activitatea de zi cu zi. Așadar, un hard disk extern este foarte practic pentru a ține stocate toate documentele importante și le poți accesa extrem de repede.

În concluzie, trebuie să fim bine organizați mai ales cu lucrurile importante de la birou, deoarece pot fi informații și acte importante care nu trebuie pierdute sunt nicio formă. Având în vedere varietatea de opțiuni în care poți să-ți organizezi documentele, poți opta pentru cea care ți se potrivește cel mai bine și astfel te asiguri că oricând ai nevoie de acces la un document important, o poți face foarte ușor. Nu vei avea doar tu o satisfacție personală, ci și superiorii și managerii tăi te vor aprecia și te vor vedea ca pe o persoană de bază.

Photo: Shutterstock.com

9 comentarii la „Cum să îți organizezi documentele la birou. Sfaturi despre organizarea eficientă și corectă!

  1. Sunt o persoana destul de dezorganizata si imprastiata… din pacate la ce lucrez eu nu prea pot sa stochez nimic pe nici unde, trebuie doar sa aranjez ce am pe birou si dupa fiecare utilizare sa pun la loc

  2. Și eu sunt de regula ordonata, astfel ca folosesc des mape, agrafe și bibliorafturi, asa voi găsi mai ușor toate documentele de care am nevoie.

  3. La mine merge cel mai bine hardul extern, online poate sa cada serverul si pierzi toate datele. Organizarea buna este cheia eficientei.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *